Software SIRH para la gestión de Recursos Humanos
Descubre cómo el software SIRH puede simplificar la gestión de recursos humanos en tu empresa
¿Qué es un Software SIRH?
El término software SIRH (Sistema de Información de Recursos Humanos) ha pasado a formar parte del vocabulario habitual de cualquier empresa. Este término hace referencia a un conjunto coherente de funcionalidades de software que facilitan la gestión de los colaboradores: desde la contratación al establecimiento de la nómina, de la gestión administrativa del personal a la gestión del talento, pasando por la gestión de competencias, formaciones, evaluaciones o notas de gastos.
Un software SIRH a menudo se compone de diferentes módulos. En función de las necesidades, los medios y las particularidades de cada empresa, la implementación de un software SIRH permitirá gestionar la contratación, la formación, la nómina, la gestión de tiempos y actividades, la gestión administrativa del personal, la gestión del talento, la gestión de evaluaciones, etc. de uno o varios establecimientos de una misma empresa.
Funcionalidades del software SIRH: Módulos
Los software SIRH son cada vez más eficaces y modulables. Este carácter modular permite a cada organización componer su propio SIRH «a la carta» en función de sus necesidades y de la madurez de su proceso de digitalización de RRHH.
Por lo general, un SIRH completo se compone de los siguientes módulos y funcionalidades principales:
- Gestión de tiempos de trabajo y actividades (GTA)
- Gestión de vacaciones y ausencias
- Gestión administrativa del personal
- Seguimiento de certificaciones
- Seguimiento de revisiones médicas y vacunaciones
- Gestión del onboarding en RRHH (acogida de nuevos colaboradores)
- Gestión de los historiales de formación
- Gestión del talento, el empleo y las competencias
- Gestión del teletrabajo
- Firma electrónica y archivado electrónico seguro de documentos de RRHH (digitalización)
- Protección de RRHH y social
- Medición de la calidad de vida en el trabajo
- Generación de informes de RRHH (balance social, indicadores, etc.)
- Portal de RRHH o portal de colaboradores.
Digitalización de los Recursos Humanos: Centralice y Digitalice los Datos de RRHH de sus Colaboradores
El módulo de administración del personal resulta esencial en un software de gestión de recursos humanos. Con dicho software, se puede centralizar todos los datos y los documentos correspondientes a sus empleados.
Se crean carpetas de colaboradores digitalizadas en SIRH para cada uno de los empleados. Denominado «Core RH» o «ficha de empleado», este módulo de software de gestión de personal incluye toda la información de sus colaboradores:
- Datos personales: dirección, n.° de contacto en caso de emergencia, situación familiar…
- Datos profesionales: información de contacto, puesto ocupado, empleo, departamento de vinculación, aptitudes, dotación…
- Gestión de historiales: remuneración, primas, revisiones médicas, vacunas, certificaciones…
- Seguimiento de los datos de carrera: historiales de evaluaciones, formaciones…
- Contratos, documentos de RRHH, etc.
Los datos de sus colaboradores se protegen y únicamente el personal autorizado puede acceder a ellos y consultarlos, todo eso gracias a una gestión de los derechos de acceso en el software.
Este módulo de administración del personal permite acelerar y centralizar la actualización de la información. Se emitirán alertas que le mantendrán informado en caso de que se realice alguna modificación en las fichas de los empleados.
Portal de recursos humanos
El espacio de usuario de Kelio le permite ahorrar tiempo y proporciona autonomía a sus colaboradores. Aprovechar el innovador portal de RR.HH. de Kelio puede revolucionar su forma de gestionar las tareas y el tiempo. Esta ágil plataforma está diseñada para simplificar la descentralización de los procesos administrativos de RR.HH., reuniendo a empleados y directivos con un único punto de intercambio de información, ¡y haciendo que la gestión diaria sea más fácil que nunca!
Los empleados pueden fácilmente:
- Efectuar y hacer seguimiento de sus solicitudes de ausencia.
- Consultar sus datos RRHH tales como sus datos, sus contadores y sus programas individuales.
- Fichar directamente en el interface.
Los responsables, por su parte, pueden:
- Visualizar y validar las solicitudes de ausencia.
- Consultar las informaciones de su equipo: datos del empleado, presencias, ausencias, anomalías, saldos, etc.
- Consultar en tiempo real las presencias y ausencias para ajustar las planificaciones.
- Desmaterializar y proteger los datos RRHH, respetando la normativa vigente (RGPD,…).
Software de Onboarding y Planificación de Tareas: Facilitando los Procesos y el Onboarding de los RRHH
La contratación, la salida o la evolución de un colaborador requiere un trabajo coordinado de diferentes departamentos de la empresa (recursos humanos, informática, departamentos generales, etc.) con el objetivo de que todo esté listo para el día D.
Con el módulo de gestión del personal y los procesos de RRHH Kelio, puede planificar el conjunto de las tareas de preboarding, onboarding de RRHH u offboarding, y asignarlo a las personas correspondientes. Cada uno recibe una alerta por correo de las misiones que se le han encomendado y puede seguir su evolución en su portal de RRHH Kelio:
- Permita que su futuro colaborador introduzca sus datos en Kelio incluso antes de acceder a su puesto (preboarding)
- Gestione los procesos de asignación de un puesto informático, derechos de redes, un teléfono, un coche de empresa o una tarjeta de acceso a la empresa
- Prepare la salida, documentos de restitución de hardware, etc.
Puede seguir en tiempo real el estado de avance y la gestión de las diferentes tareas en forma de cuadro de mando. Puede relanzar los datos a los empleados correspondientes y, de este modo, estará seguro de no olvidarse de nada.
Software de firma electrónica para documentos de RRHH
Firma remota de documentos de RRHH: contrato de trabajo, edición de fin de período, protocolo sanitario o normativa interna, etc. ¡Firmar documentos y archivarlos nunca ha sido tan fácil!
Ventajas de la firma electrónica en la gestión de documentos
Seguramente se pregunte qué ventajas ofrece la firma electrónica a las empresas. Una de ellas es ahorrar tiempo acelerando el tratamiento de las tareas administrativas. Pero no es sólo esa, la digitalización de sus procesos de firma presenta numerosas ventajas:
- Reducción de costes: supresión de impresiones en papel y envíos por correo,
- Eliminar el papel = salvar el medio ambiente,
- Reducción de los plazos de formalización al contratar a un nuevo colaborador,
- Eliminación de tareas que consumen mucho tiempo como clasificar, meter en un sobre, enviar, archivar, … un ahorro de tiempo considerable para el servicio de RRHH,
- Se certifica la identidad de los signatarios y la integridad de los documentos firmados,
- Posibilidad de enviar documentos para firmar de forma individual o en modo agrupado,
- Todos los documentos firmados se archivan automáticamente.
Firma digitalizada: la solución para firmar documentos digitales con valor jurídico
Para que la firma electrónica o «e-firma» tenga el mismo valor probatorio que una firma manuscrita, debe ser validada por una autoridad de certificación.
La firma electrónica de un documento numérico garantiza lo siguiente:
- La identidad del signatario (de forma única y clara)
- La integridad del documento firmado (después de la firma, el documento ya no se puede modificar)
- La obligada aceptación del documento firmado por parte del signatario (el signatario no puede negar haber firmado).
Nitro: nuestro socio de confianza para la firma electrónica
Kelio decidió asociarse con el organismo de certificación Nitro Sign para ofrecerle esta funcionalidad.
Esto le ofrece garantía de conformidad con la normativa europea e internacional.
Nuestro socio de confianza sigue las normas de la ley eIDAS. Esta asociación cumple con las obligaciones del RGPD.
Controla las certificaciones, revisiones médicas y renovaciones con un Software de Administración de Recursos Humanos
Facilite el seguimiento de cada colaborador en materia de todas las revisiones médicas, vacunas o acreditaciones necesarias para desempeñar su puesto: conducción, seguridad, protección, etc.
- Reciba alertas y monitorice las renovaciones de revisiones médicas y certificaciones de todos los empleados de la empresa.
- Planifique las citas médicas o de certificación, así como su renovación gracias a los prácticos cuadros de mando de Kelio. Gestione su propio repertorio de certificaciones con los periodos de validez y de renovación correspondientes.
- Convoque fácilmente a sus empleados: convocación personalizable por e-mail, creación automática de una cita en la agenda de Outlook©.
- Cree automáticamente motivos de ausencias para revisiones médicas en los módulos de software de gestión de tiempos de trabajo y vacaciones, y de planificación (opcional) para rastrear y justificar las ausencias de los colaboradores.
- Facilite el almacenamiento de los documentos justificantes y los historiales de certificación en las carpetas de los colaboradores.
Informes de RRHH al instante: acceda a sus informes con sólo unos clics
El control de RRHH se convierte en un elemento estratégico para una empresa, al igual que sucede con la gestión del capital humano, las competencias y el talento. El departamento de recursos humanos se encarga de la producción de numerosos informes.
Acceda a numerosos indicadores de RRHH actualizados según sea necesario
El software SIRH Kelio ofrece herramientas de generación de informes de RRHH integradas con numerosas funcionalidades. Ya no tendrá que realizar cálculos manuales, puesto que Kelio recopila los datos relativos a sus colaboradores y los actualiza en tiempo real.
Gráficos personalizados y fáciles de exportar
Aumente la productividad con Kelio a la hora de preparar sus informes de RRHH.
Kelio ofrece varios modelos de informes de RRHH predeterminados. Gracias a los 30 datos disponibles (empleo, tipo de contrato, edad, sexo, antigüedad, etc.), puede crear más de 1000 personalizaciones de gráficos diferentes para ahorrar tiempo en la producción de cuadros de mando de RRHH y legales.
Personalice sus gráficos, láncelos desde Kelio e intégrelos directamente en sus documentos de RRHH.